Allgemeine Geschäftsbedingungen für Sponsoren und Aussteller

(Besondere Vereinbarung zur COVID-19-Pandemie (Stand: Oktober 2022), siehe Anhang 1)

§ 1 Veranstalter      

Veranstalter ist die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH
Neckarstraße 2a, 53175 Bonn, vertreten durch ihren Geschäftsführer, ebenda
Tel.: 0228 53684662, Fax: 0228 698533
E-Mail: kongressgesellschaft@dgwmp.de
Internet: www.dgwmp.de

§ 2 Anmeldung

1. Die Anmeldung von Sponsoren und Ausstellern zu Veranstaltungen der Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH erfolgt über das Anmeldeformular bis spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn.
   Das hierdurch abgegebene Angebot zum Vertragsschluss gilt nur dann als angenommen, wenn es nicht binnen zwei Wochen nach Zugang schriftlich zurückgewiesen wurde.
   Dies gilt nur für Sponsoren und Aussteller, deren Teilnahmezweck die Förderung der entsprechenden Veranstaltung und ihrer Inhalte zum Gegenstand hat; Anmeldungen zu etwaigen diametralen Teilnahmezwecken benötigen der ausdrücklichen Zulassung durch den Veranstalter.
2. Mit der Anmeldung bestätigt der Anmelder seinen umsatzsteuerrechtlichen Status sowie seine sonstigen angegebenen Unternehmensdaten, die zur Grundlage aller vertraglichen Leistungen und der Rechnungslegung werden. Im Falle einer Umfirmierung zwischen Anmeldung und vollständiger Vertragsabwicklung ist der Sponsor/Aussteller zur unverzüglichen Mitteilung der neuen Unternehmensdaten verpflichtet.
3. Hat der Sponsor verschiedene Unternehmenssitze oder Betriebsstätten, gilt die Anmeldung für denjenigen Unternehmensteil, dessen Anschrift und Umsatzsteuer-ID in der Anmeldung angegeben wurde.
4. Der Veranstalter kann von angemeldeten Ausstellern Angaben zur genauen Bestimmung der (auch Dienstleistungs- und Software-) Produkte abfragen, die ausgestellt werden sollen.

§ 3 Ausstellungsflächen und -güter

1. Der Veranstalter weist den Ausstellern und gegebenenfalls Sponsoren Ausstellungsflächen nach Bedarf und unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten, der Veranstaltung und ihren Inhalten sowie Anforderungen der Aussteller und gegebenenfalls Sponsoren nach freiem Ermessen verbindlich zu; eine Abweichung von dieser Zuweisung bedarf der Einwilligung des Veranstalters.
   Der Veranstalter ist berechtigt, selbst nach Beginn der Veranstaltung noch Änderung der zugewiesenen Stellplatzflächen nach Art, Größe oder Lage vorzunehmen, soweit dies aus veranstaltungsstrategischen Gründen (etwa kurzfristiger Absage anderer Aussteller) oder zur Einhaltung von Sicherheits- und/oder gesetzlicher und untergesetzlicher Vorgaben notwendig ist.
2. Aussteller und ausstellende Sponsoren sind nicht berechtigt, die zugewiesene Standfläche ganz oder teilweise auch nur zeitweise Dritten mittelbar oder unmittelbar zur Verfügung zu stellen, gleich ob entgeltlich oder unentgeltlich.
   Eine Umschreibung ist nur mit Einwilligung des Veranstalters möglich und löst eine Bearbeitungspauschale in Höhe von 300,00 € aus.
3. Aussteller sind verpflichtet, die Ausstellungsflächen während der designierten Öffnungszeiten für die Besucher der Veranstaltung mit erkennbarem Branding zu nutzen und – mit Ausnahme kurzer Pausen etwa für Toilettengänge – durchgängig mit Personal besetzt zu halten.
4. Bei einer zeitlichen oder räumlichen Reduzierung der genutzten Standfläche nach Beginn der Veranstaltung ist der Veranstalter berechtigt, die ungenutzte Standfläche anderweitig zu vergeben oder zu gestalten. Etwaig hierbei anfallende Kosten – etwa für die Umplatzierung eines anderen Ausstellers oder der Neugestaltung der ungenutzten Fläche – trägt der reduzierende Aussteller.
   Eine beabsichtigte Reduzierung ist dem Veranstalter schriftlich, bzw. dem Geschäftsführer des Veranstalters mündlich mit mindestens einem halben Werk- oder Veranstaltungstag Vorlauf anzukündigen; etwaige Mehrkosten durch einen Verstoß gegen diese Mitteilungspflicht trägt der reduzierende Aussteller ohne Einrede der Vorausklage.
5. Kann die ungenutzte Standfläche nicht an einen zusätzlichen Aussteller weitervermietet werden, haftet der reduzierende Aussteller für die gesamten Gebühren.
   Kann der Veranstalter die ungenutzte Standfläche an einen zusätzlichen Aussteller weitervermieten, haftet der ursprüngliche Aussteller für die Zeit der ungenutzten Standfläche mit pauschal 20 % der auf diese Fläche und den jeweiligen Zeitraum entfallenden Gebühren beziehungsweise die dem Veranstalter hierdurch entstandenen Kosten, sofern diese höher sind; der Nachweis geringeren Schadens für den Veranstalter bleibt dem ursprünglichen Aussteller vorbehalten.
6. Es dürfen nur fabrikneue oder gleichwertige Ausstellungsgüter ausgestellt und präsentiert werden, für die der Aussteller über die entsprechenden Rechte verfügt. Eine Abweichung von zuvor dem Veranstalter mitgeteilten Gütern bedarf der Einwilligung des Veranstalters.
   Etwaige Demonstrationen und/oder Produktvorführungen dürfen nur im Einklang einschlägiger allgemeiner und gesetzlicher Schutzvorschriften und Richtlinien erfolgen.

§ 4 Zahlungsbedingungen

Die Sponsoren-, Aussteller- und/oder Tagungsgebühren zzgl. der jeweils gültigen Mehrwertsteuer sind nach Erhalt der Rechnung innerhalb von 14 Tagen zur Zahlung fällig, spätestens jedoch zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn. Soweit in der ausgestellten Rechnung keine abweichenden Angaben gemacht werden, muss die Zahlung per Überweisung auf folgende Kontoverbindung unter Angabe des Veranstaltungsdatums und -ortes sowie gegebenenfalls der Rechnungsnummer erfolgen:

Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH
Sparkasse KölnBonn
IBAN: DE93 3705 0198 1901 7947 09
BIC: COLSDE33XXX

§ 5 Verzug

Bei einem Zahlungsverzug werden Verzugszinsen in Höhe von neun Prozentpunkten über dem jeweils gültigen Basiszinssatz der ECB ab Verzugsbeginn und ein pauschaler Schadenersatz in Höhe von 40 € berechnet, § 288 Abs. 2, 5 BGB.
Während eines vorliegenden Verzuges hat die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH ein Zurückbehaltungsrecht an zugeteilten Ständen beziehungsweise Standflächen sowie Aussteller- und/oder Teilnehmerausweisen und Park- und/oder Zuwegungserlaubnissen.

§ 6 Stornierung/Umbuchung

Bei Stornierung einer Anmeldung durch den Aussteller und/oder Sponsor bis acht Wochen vor Veranstaltungstermin wird eine Stornierungsgebühr von 25 % der Sponsor- und/oder Ausstellergebühren sowie gegebenenfalls Teilnehmergebühren fällig. Bei entsprechender Stornierung im Zeitraum von acht Wochen bis vier Wochen vor Veranstaltungstermin wird eine Stornierungsgebühr von 50 % der Gebühren, ab vier Wochen vor Veranstaltungstermin 100 % der Gebühren fällig.
Für auf Veranlassung des Sponsors oder Ausstellers der Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH bereits entstandene zuordenbare Kosten kann diese zusätzlich ersetzt verlangen. Dem Kostenschuldner ist jeweils nachgelassen, den konkreten Nachweis zu erbringen, dass der Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH kein oder geringerer Schaden entstanden ist.
Sämtliche Beträge verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.
Die Stornierungserklärung bedarf der Schriftform.

§ 7 Gesamtschuldnerische Haftung bei Personenmehrheit

Stellen mehrere natürliche und/oder juristische Personen an einem Stand gemeinsam aus, so haftet jede von ihnen als Gesamtschuldner der Stand- oder hiermit verbundenen Gebühren.

Für die Gesamtschuldner zuständiger Ansprechpartner gegenüber der Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH ist diejenige Person, die den Stand jener gegenüber angemeldet hat; diese Person ist auch für alle übrigen Gesamtschuldner empfangs- und zustellungsbevollmächtigt und nimmt gegenüber der Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH die Stellung als Vertreter für die übrigen Gesamtschuldner ein. Erklärungen gegenüber der anmeldenden Person gelten auch als solche gegenüber den übrigen Gesamtschuldnern; dies gilt auch für einseitig empfangsbedürftige Willenserklärungen.

§ 8 Absage und Änderungen von Veranstaltungen, höhere Gewalt

Die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH bittet um Verständnis, dass die Absage, Verschiebung oder Verkürzung einer Veranstaltung aus nicht zu vertretenden Gründen (z. B. mangelnde Teilnehmerzahl, kurzfristige Nichtverfügbarkeit des/der Referenten/Referentin(nen) ohne Möglichkeit eines Ersatzes, höhere Gewalt) vorbehalten bleibt. In jedem Fall bemüht sich die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH, Sponsoren und Aussteller über Absagen oder erforderliche Änderungen des Programms rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn zu informieren. Im Falle der Absage einer Veranstaltung durch die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH werden an diese bereits gezahlte Gebühren erstattet.
Gleiches gilt im Falle einer Verschiebung der Veranstaltung durch die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH, wenn die andere Vertragspartei den Nachholtermin nicht wahrnehmen kann.
Im Falle einer notwendigen Verkürzung kann der Aussteller /Sponsor eine unter Berücksichtigung des entfallenden Zeitraumes quotierte Rückzahlung der für diese Veranstaltung an die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH geleisteten Zahlungen verlangen, solange und soweit sich diese nicht auf zeitunabhängige und gesondert ausgewiesene Positionen (z. B. generelle Druckkosten, Einrichtungskosten für Standflächen) beziehen.
In allen Fällen kann die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH mögliche ihr entstandene oder entstehende Bankgebühren von der Summe der Rückerstattung einbehalten. Weitergehende Ansprüche gegen die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH sind ausgeschlossen, es sei denn, diese beruhen auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten von Angestellten oder sonstigen Erfüllungsgehilfen.

§ 9 Änderung des Tagungsprogramms

In Ausnahmefällen notwendig werdende Änderungen des Kongressprogramms, des Veranstaltungstermins, der Referenten oder des Veranstaltungsortes bleiben der Wehrmedizinischen Kongress- und Fortbildungsgesellschaft in allgemein zumutbarem Umfang vorbehalten. Diesbezügliche Rückfragen beantwortet ausschließlich die Geschäftsleitung der Wehrmedizinischen Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH.
Etwaige entsprechende Änderungen werden so früh wie möglich bekannt gegeben; Schadenersatzansprüche sind ausgeschlossen.

§ 10 Rücktritt durch die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH

Die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH ist berechtigt, vom Vertrag mit dem Sponsor oder Aussteller ganz oder teilweise nach eigenem Ermessen zurückzutreten, wenn dieser seinen wesentlichen Vertragspflichten, insbesondere der Zahlung fälliger Gebühren nicht unverzüglich nachkommt. Eine vorangegangene ausdrückliche Zahlungserinnerung ist keine Voraussetzung eines entsprechenden Rücktritts durch die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH.

1. Die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH ist bestimmt, für eine angemessene Ausstellungsumgebung zu sorgen, die keine Gefahrerhöhung für Ausstellungsobjekte, -materialien und Arbeitsmaterialien bedingt.
   Hiervon unabhängig obliegt es aber dem jeweiligen Aussteller, seine Ausstellungsobjekte angemessen zu (ver-)sichern und gegebenenfalls – etwa bei Präsentationen im Außenbereich oder sonstig allgemein außerhalb der Ausstellungszeiten frei zugänglichen Bereichen – zusätzliche Maßnahmen zur Sicherung der Objekte und Einhaltung der allgemeinen Verkehrssicherungspflicht auf eigene Kosten zu ergreifen.
2. Die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH haftet vertraglich und außervertraglich nur für Vorsatz und/oder grobe Fahrlässigkeit; dies gilt gleichermaßen für ihre gesetzlichen Vertreter, Angestellten und Erfüllungsgehilfen und schließt Nebenpflichten mit ein.
   Eine Haftung für Verluste oder Beschädigungen mitgebrachter Gegenstände und Ausstellungsobjekte einschließlich Softwareprodukten oder immaterieller Güter anlässlich oder gelegentlich der Veranstaltungen der Wehrmedizinischen Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH ist nach vorstehender Maßgabe und Reichweite allgemein ausgeschlossen.
   Austeller und Sponsoren werden ausdrücklich aufgefordert, in der Ausstellung keine Wertgegenstände oder wichtige Materialien, z. B. Laptops, zurückzulassen und für eine etwaige Versicherung der Wertgegenstände, Ausstellungsobjekte oder Materialien selbst Sorge zu tragen.
   Eine etwaige Haftung für Garantieerklärungen, Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz, vorvertragliche Haftung sowie für die Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit bleibt unberührt; derartige Erklärungen bedürfen für ihre Wirksamkeit der Schriftform.

   Für nicht vorsätzliche Schäden beginnt die Verjährungsfrist für Schadensersatzansprüche mit dem Ende des Monats, in welchem der letzte Tag der Veranstaltung liegt.

3. Der Aussteller/Sponsor haftet für sämtliche von ihm und/oder seinen gesetzlichen Vertretern, Angestellten und Erfüllungsgehilfen verursachten Schäden an den zur Verfügung gestellten Ausstellungsflächen sowie der weiteren Flächen und Gegenstände am Veranstaltungsort und/oder dritten Personen.

   Sollte die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH durch Dritte (etwa dem Eigentümer des Veranstaltungsortes) für Schäden haftbar gemacht werden, die durch den Aussteller/Sponsor (einschließlich seiner gesetzlichen Vertreter, Angestellten oder Erfüllungsgehilfen) verursacht wurden, kann ein Haftungsdurchgriff erfolgen; auf die Einrede der Vorausklage wird für derartige Fälle durch den Aussteller/ Sponsor ausdrücklich verzichtet.
   Im Falle einer gerichtlichen Geltendmachung entsprechender Ansprüche durch Dritte gegen die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH verpflichtet sich der Sponsor/Aussteller, dem die Verursachung nach vorstehenden Maßgaben zuzurechnen ist, die Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH von Rechtsverfolgungskosten freizuhalten und einem Rechtsstreit nach Streitverkündung auf Seiten der Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH beizutreten.

§ 12 Urheberrechte

Die im Rahmen unserer Veranstaltungen ausgehändigten Arbeitsunterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht – auch nicht auszugsweise – ohne Einwilligung der Wehrmedizinischen Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH und der jeweiligen Referenten vervielfältigt oder gewerblich genutzt werden.
Im Übrigen verpflichtet sich jeder Ausstellender, Urheberrechte Dritter im Rahmen der Ausstellung und Präsentationen nicht zu verletzten.

§ 13 Datenschutz

Personenbezogene Daten werden für die Zwecke interner Weiterverarbeitung zur Planung, Durchführung und Abwicklung der angemeldeten Veranstaltung von der Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH unter strikter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeitet; Art 6 Ab.1 lit. b), c) EU-DSGVO.
Verantwortliche im Sinne der EU-DSGVO ist die

Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH
Neckarstraße 2a, 53175 Bonn
Tel.: 0228 53684662, Fax: 0228 698533
Amtsgericht Bonn – HRB 20548
Geschäftsführer: Peter Katzmarek

Personenbezogene Daten können Vor-/Nachnamen, Adress- und Kontaktdaten, Steuernummern beinhalten.
Abgesehen von gesetzlichen Speicherfristen, welche sich etwa aus der Abgabenordnung ergeben können, speichern wir personenbezogene Daten für maximal drei Jahre zum Jahresende ab letztmaliger Teilnahme an einer unserer Veranstaltungen/Bestellungen.

Betroffenenrechte wie die Rechte auf Auskunft (Art. 15 EU-DSGVO), Berichtigung (Art. 16 EU-DSGVO), Löschung (Art. 17 EU-DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 EU-DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 EU-DSGVO) können durch Übersendung einer entsprechenden Nachricht an: Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH, ‚Datenschutz‘, Neckarstraße 2a, 53175 Bonn, Tel.: 0228 632420, Fax: 0228 53684662; eine entsprechende E-Mail schicken Sie bitte unter Verwendung des Betreffs ‚Datenschutzanfrage‘ an: kongressgesellschaft@dgwmp.de.

§ 14 Anwendbares Recht, Gerichtsstand und Erfüllungsort

Der Vertrag unterliegt dem deutschen Recht.
Für Kaufleute im Sinne des HGB gilt: Als Gerichtsstand für alle aus dem Vertragsverhältnis entstehenden Ansprüche und Rechtsstreitigkeiten einschließlich Wechsel- und Urkundenprozesse, ist Bonn vereinbart.

§ 15 Schriftformklausel, Salvatorische Klausel

Die Parteien vereinbaren für Ihr Vertragsverhältnis die Schriftform; dies gilt auch und insbesondere für Änderungen, Ergänzungen, Streichungen und Nebenerklärungen, einschließlich dieser Schriftformklausel.

Sollte eine der Bestimmungen des Vertrages oder dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden, vereinbaren die Parteien, dass dies die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die unwirksame Bestimmung ist in eine solche Bestimmung umzudeuten, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt, beziehungsweise durch eine solche zu ersetzen.

 

Anhang 1

Besondere Vereinbarung zur COVID-19-Pandemie (Stand: Oktober 2022)

1. Grundsätzlich gehen die Vertragsparteien davon aus, dass ein Neuerlass oder eine Verlängerung etwaig noch bestehender behördlicher Veranstaltungsverbote und/ oder damit einzuhaltende Schutz- und Hygieneanforderungen für Veranstaltungen wie solche auch der Wehrmedizinische Kongress- und Fortbildungsgesellschaft mbH maßgeblich davon abhängen, wie sich die COVID-19-Pandemie in den nächsten Wochen und Monaten weiter.
2. Die Vertragsparteien verpflichten sich dafür zu sorgen, dass die zur Durchführung der Veranstaltung vorgeschriebenen Schutz- und Hygienemaßnahmen für die geplante Veranstaltung gemäß den Vorgaben der örtlich zuständigen Gesundheitsämter und Landesregierungen umgesetzt und eingehalten werden; dies gilt insbesondere für etwaige Maskengebote.
   Die Kosten für die Umsetzung und Einhaltung entsprechender Vorgaben trägt jede Vertragspartei selbst.
3. Sollte die geplante Veranstaltung aus Gründen des Gesundheitsschutzes der Besucher und Aussteller infolge einer Allgemeinverfügung, einer Verbotsverordnung oder einer behördlichen Anordnung, die den Zeitraum des Veranstaltungstermins einschließt, nicht durchgeführt werden können, sind beide Seiten zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt. Damit eingeschlossen gilt für beide Vertragspartner der Verzicht auf die Geltendmachung jeglicher Ansprüche (Stornogebühren/Schaden- und/oder Aufwandsersatzansprüche) aus dem Vertragsverhältnis.
   Eine etwaige behördlich gebotene oder angeordnete Verkleinerung des Rahmens und/oder Verkürzung der Veranstaltung berechtigt nicht zum Rücktritt vom Vertrag, es sei denn eine hierdurch eintretende wirtschaftliche Untragbarkeit ist nachvollziehbar vorgetragen. In diesem Fall hat der Rücktritt binnen Wochenfrist ab Kenntnis der einschränkenden Umstände schriftlich gegenüber der anderen Partei erklärt zu werden.